校屬各單位：

為切實(shí)做好2021年度文件材料立卷歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

1、機(jī)關(guān)各部門和直屬單位在2021年形成并辦結(jié)的各種門類、各種載體對(duì)學(xué)校、學(xué)生、社會(huì)有保存、查考價(jià)值的文件材料和聲像、照片和實(shí)物等；

2、各部門、各學(xué)院在2021年度形成并辦結(jié)的須由學(xué)校保存的文書紙質(zhì)檔案（會(huì)議記錄、大事記、工作總結(jié)、2021屆畢業(yè)生合影照片等）；

3、凡在2021年竣工驗(yàn)收的基建工程、最后結(jié)題的科研項(xiàng)目和試用期滿辦結(jié)付款且金額在10萬(wàn)元以上（含）的采購(gòu)設(shè)備等相關(guān)文件；

以上歸檔范圍所涉及具體內(nèi)容參見《荊楚理工學(xué)院檔案實(shí)體分類及歸檔細(xì)則》。

4、學(xué)校在常態(tài)化疫情防控工作中形成的文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件和實(shí)物。

二、歸檔要求

1、紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，且用鉛筆分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。如擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

2、歸檔文件材料分類別按辦結(jié)（結(jié)題或結(jié)項(xiàng)）時(shí)間順序排列。

3、新生入學(xué)資格審查表、個(gè)人成績(jī)總表、學(xué)位授予名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)籍卡按班分別組卷，普通高校錄取名冊(cè)按省份組卷，題名需注明錄取批次。另學(xué)籍卡信息必須填寫完整（注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)和畢業(yè)信息）。

4、畢業(yè)生合影照片歸檔要求參見《荊楚理工學(xué)院畢業(yè)生合影照片歸檔規(guī)范》。

5、歸檔材料案卷題名擬寫應(yīng)力求簡(jiǎn)練、完整、規(guī)范，注意勿遺漏年度等關(guān)鍵信息、學(xué)院及專業(yè)名稱應(yīng)為規(guī)范全稱、文件備注文件號(hào)。

6、涉密文件材料歸檔，獨(dú)立編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和移交目錄，禁止與非涉密文件混合，紙質(zhì)文檔須在案卷封面右上方標(biāo)明密級(jí)與保密期限。

三、歸檔流程

1、收集整理、立卷組合

按照《荊楚理工學(xué)院檔案實(shí)體分類及歸檔細(xì)則》收集、整理本部門在上年度形成分散保存的各種門類、載體的應(yīng)歸檔的文件材料，并對(duì)已分類的各種門類、載體的文件材料進(jìn)行立卷組合。

2、檔案館審核

各部門兼職檔案員將歸檔材料及檔案移交清冊(cè)電子版打包命名為“**學(xué)院2021年歸檔初審材料”發(fā)送至檔案館郵箱dag@jcut.edu.cn進(jìn)行初審。檔案館初審后將修改意見反饋各部門兼職檔案員，各部門根據(jù)反饋意見修改完善將歸檔材料及檔案移交清冊(cè)電子版打包命名為“**學(xué)院2021年度歸檔復(fù)審材料”發(fā)送至檔案館郵箱dag@jcut.edu.cn進(jìn)行復(fù)審。

注：基建、科研、設(shè)備、實(shí)物提供移交清冊(cè)和卷內(nèi)目錄即可。

3、打印移交目錄、案卷移交進(jìn)館

經(jīng)檔案館審核完全合格后預(yù)約實(shí)體檔案移交具體時(shí)間，各部門兼職檔案員在預(yù)約時(shí)間內(nèi)到檔案館辦理實(shí)體歸檔材料及移交清冊(cè)移交手續(xù)

注：移交清冊(cè)一式兩份，一份由本部門負(fù)責(zé)人簽字（手寫）和蓋章后交學(xué)校檔案館，一份部門自存。

四、時(shí)間安排

1、5月14日——5月25日提交初審材料；

2、5月26日——6月6日檔案館初審；

3、6月7日—6月17日檔案館復(fù)審；

4、6月18日——7月8日實(shí)體檔案材料及移交清冊(cè)移交。

五、聯(lián)系人

各單位在立卷歸檔工作中有任何問題請(qǐng)及時(shí)與檔案館聯(lián)系：羅倩0724—2356366；于新林0724—2313351

檔案館

2022年5月12日